PENGAMATAN AWAL KEBUTUHAN ANALISIS

KONSEP SISTEM INVESTIGASI

Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.Dengan investigasi, seorang analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih menggambarkan garis besarnya saja.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :

1.Tujuan terlalu ideal
Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.

2.Kekurangan sumber daya dan atau sikap
Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekuranga sumberdaya, sikap atau keduanya.

3.Pengukuran sistem kurang akurat

4.Tujuan sistem yang sudah ketinggalan
Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is dated).

5.Perbedaan antara sistem idel dan sistem sementara
Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary and will decrease given patience).

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :

1.Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi secara rinci
2.Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
3.Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap) antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
4.Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.

Kendala dalam sistem investigasi

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang akan terjadi , diantaranya masalah :

1.Waktu (time)
Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah biaya yang dibutuhkan.
2.Biaya (cost)
Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya
3.Ilmu pengetahuan (knowledge)
Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan
berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
4.Politik (politics)
Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
5.Campur tangan (interference)
Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan kekacauan.

Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :

1.Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah- masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.

2.Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
3. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau menggunakan sistem informasi.
4.Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
5.Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem yang segera dilakukan.

Taktik investigasi

1.Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

2.Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindarisolusi-solusi yang sebagian-sebagian.

3.Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio). Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.

4.Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan.
Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

5.Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :
*Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
*Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

6.Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.

7.Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

8.Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, notjudgement).

Teknik investigasi

Teknik investigasi meliputi kegiatan :

Secara langsung (direct (internal) probes):

Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :

* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview). Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.

* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.

Secara tidak langsung (indirect (external) probes)

Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya. Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya.

* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.

* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran. Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi.

* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi.
Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem. Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update) dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen selama investigasi masalah sistem.
Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :
a. Masukan (inputs)
b. Keluaran (outputs)
c. File (files)
d. Elemen data (data elements)
e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document
volume)
f. Diagram aliran data (data flow diagrams)


KEBUTUHAN ANALISIS

Tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan end user dimana tim pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai sehingga mendapat partisipasi yang baik.


TUJUAN YANG INGIN DICAPAI:

1.Menjelaskan sistem secara lengkap
2.Menggambarkan sistem informasi yang ideal
3.Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya
4.Memberikan dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam pengembangan sistem


Metode

1.Tanya Jawab
2.Kuisioner
3.Observasi
4.Prosedur analisis
5.Pengamatan dokumen

KENDALA SUMBER DAYA

1.Waktu
2.Uang
3.Keahlian
4.Teknologi
5.Faktor Eksternal

Dokumen kebutuhan analisis

1.Arahan analisis :
Hubungan dengan pemakai akhir, pengamatan proses, permasalahan dalam pengumpulan data
2.Kebutuhan Pemakai :
Kebutuhan sebenarnya, Kebutuhan laporan, kebutuhan pelatihan dan pengaruh sistem baru
3.Kendala Sistem :
Menjelaskan kendala waktu dan biaya, keahlian, teknologi dan faktor eksternal
4.Dokumen berupa instrumen pengumpulan data, konsensus statistik, aliran data secara logikal dan phisik, elemen data awal dalam kamus data.

GENERATING SYSTEMS ALTERNATIVES

Mendekatkan kondisi sistem saat ini dengan kondisi sistem yang ideal?
1.Membuat alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi
2.Alternatif terbaik tersebut diterapkan secara bijaksana


Pilihan Strategi

Distributed versus centralized processing
Perubahan keputusan informasi dari centralized data processing ke decentralized end user responsibility center:
Integrated versus dispersed database
Perancang sistem harus mempertimbangkan data apa saja yang masuk dalam data base dan yang masuk ke dalam File:
Surround Strategy of System Development
Lingkungan sekitar strategi penting dalam hal pengambilalihan perusahaan karena sistem informasi dari perusahaan lain mungkin berbeda dengan perusahaan saat ini.

Pilihan Taktik
Dilakukan sebelum pilihan perancangan operasional
Pilihan Perancangan Operasional
Pilihan perancangan dapat dikelompokkan kedalam:

1.Input

Online Vs Off Line Data Entry
Keyed Vs Machine Readable Data Entry
Centralized Vs Decentralized Data Entry

2.Processing

Batch Vs Realtime record update
Sequential Vs Direct Access to records
Single Vs Multiple User update of records

3.Output

Traditional Vs Turn Around Documents
Structured Vs Inquiry based reports

Taktik membandingkan : Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif.

Ada 3 cara sistem A dikatakan lebih unggul dengan sistem lainnya jika:
1.A mempunyai biaya lebih rendah dari B dan keuntungan keduanya sama
2.A mempunyai biaya lebih rendah dari B dan A menghasilkan keuntungan yang lebih banyak dari B
3.A dan B mempunyai biaya sama namun keuntungan yang dihasilkan A lebih banyak.

Beberapa Metode Komparasi Sistem

1.Break Even point Analyisis
2.Payback Period
3.Discounted PayBack period
4.Internal Rate of Return

Kategori Biaya

1.Hardware
2.Software
3.People
4.Suppliers
5.Telecommunications
6.Physical sites

Perincian Biaya

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan dan ada 3 model biaya sistem informasi yaitu Linear, Eksponensial dan Step Function.
1.Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali saja dan dapat pula terjadi secara berkesinambungan.
2.Biaya sistem informasi yang terjadi sekali saja yaitu ontime cost dan development cost yang terjadi saat pengembangan sistem.
3.Biaya sistem informasi yang terjadi secara terus menerus diantaranya adalah reccuring cost serta operational cost dimana biaya ini terjadi saat sistem informasi beroperasi setiap hari.

FAKTOR SISTEM INFORMASI
Faktor Kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik diantaranya
1.Mengurangi tingkat kesalahan
2.Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan
3.Mengurangi waktu tanggap dari workstation alternatif
4.Mempercepat waktu penyediaan informasi
5.Meningkatkan keamanan sistem
6.Memperbanyak update sumber record aktif
7.Meningkatkan kepuasan pemakai


FAKTOR STRATEGI PERUSAHAAN

1.Kepuasan konsumen
2.Tingkat penjualan meningkat
3.Komitmen konsumen dan vendor
4.Informasi pemasaran produk

MEMPRESENTASIKAN PEMBELAJARAN SISTEM
1.Melakukan presentasi secara singkat
2.Mengurangi penjelasan teknik secara detail
3.Mempretasikan secara jelas dengan alat bantu visual
4.Jika menggunakan model gunakan alat bantu misalnya laptop sehingga lebih informatif
5.Tekankan keuntungan dari usulan sistem informasi dengan beberapa alternatif yang ada sesuai kondisi yang dialami perusahaan.

KEPUTUSAN MELANJUTKAN ATAU TIDAK

1.Jika perusahaan memutuskan untuk mengembangkan sistem maka departemen informasi akan melakukan proses selanjutnya yaitu Proses Desain Sistem.
2.Jika sebaliknya maka System Development Life Cycle (SDLC) akan dihentikan.
3.Sering kali akan ditemukan masalah dengan sistem studi dan dan biasanya top management akan meminta dilakukannya pengerjaan ulang terhadap sistem studi.
4.Model akan menjelaskan beberapa bagian tahapan yang diulang dan kadang-kadang departemen informasi akan membuat keputusan mengulang tahapan sebelum menjelaskan sistem studi.
5.Dengan alternatif, keputusan untuk mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut Go – No –Go Decision.